Een consultant vertrekt.
Zijn kennis blijft.
Het korte antwoord
Bij een adviesbureau zit de meeste kennis in de hoofden en mailboxen van consultants. Een eigen AI-assistent per consultant legt dossiers, afspraken en klantcontacten vast in een bedrijfsdeel dat van het bureau is, terwijl het persoonlijke deel van ieder privé blijft. Vertrekt iemand, dan gaat de opvolger verder met dezelfde dossiers en dezelfde afspraken. Werk je met 50 of meer mensen, dan vraagt zo’n systeem instemming van de ondernemingsraad.
Zonder en met een assistent per consultant
| Zonder | Met | |
|---|---|---|
| Klantdossier | in mailbox en hoofd | in het bedrijfsdeel, voor de opvolger leesbaar |
| Afspraken en toezeggingen | in losse agenda’s en notities | vastgelegd en opgevolgd |
| Voorbereiding van een gesprek | per consultant, uit het geheugen | met het dossier en het team erachter |
| Bij vertrek | een overdracht van een paar uur; wat niet is opgeschreven, gaat mee de deur uit | de opvolger krijgt de assistent met de dossiers |
| Niveau | wisselt per consultant | iedereen werkt met dezelfde bronnen en regels |
Twee lagen: van het bureau en van de consultant
Het bedrijfsdeel is van het bureau: klanten, dossiers, afspraken en de manier van werken. Het persoonlijke deel is van de consultant: zijn eigen agenda buiten het werk, voorkeuren en privézaken. Het bureau kan het persoonlijke deel niet inzien.
Bij een vertrek blijft het bedrijfsdeel; het persoonlijke deel neemt de consultant mee of wordt gewist.
Wat de ondernemingsraad en de AVG vragen
Een ondernemingsraad is verplicht vanaf 50 mensen. Die heeft instemmingsrecht bij regelingen over het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers en over systemen die geschikt zijn om hun gedrag of prestaties te volgen (artikel 27, lid 1, onder k en l van de Wet op de ondernemingsraden). Een AI-assistent per consultant valt daaronder.
Onder de AVG is het bureau verwerkingsverantwoordelijke; maak vooraf een DPIA en informeer de consultants over wat er gebeurt met hun gegevens.
Hoe Oneeno het inricht
Met Organisation: Signature voor de leiding en een eigen assistent per consultant, met staffelkorting. Extra teamleden voor het vak gelden voor het hele bureau, en bronnen, regels en teamleden worden op één plek beheerd. Prijs en inrichting stemmen we samen af.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de assistent als een consultant vertrekt?
Het bedrijfsdeel met dossiers en afspraken blijft bij het bureau en gaat naar de opvolger. Het persoonlijke deel neemt de consultant mee of wordt gewist.
Kan het bureau meelezen in het persoonlijke deel?
Nee. Dat deel is alleen voor de consultant.
Heb ik instemming van de ondernemingsraad nodig?
Bij 50 of meer medewerkers wel, omdat het systeem gegevens van medewerkers verwerkt en geschikt is om hun werk te volgen.
Een assistent voor je hele bureau?
Organisation: Signature voor de leiding en een eigen assistent per consultant.