Een AI-notulist aan tafel.
Wat mag wel, en wat niet?
Het korte antwoord
Een AI-notulist mag meeluisteren als je het meldt, het geluid en het verslag niet langer bewaart dan nodig, en geen emoties van deelnemers analyseert; dat laatste is op het werk verboden sinds februari 2025. Stemmen van anderen herkennen en opslaan doe je alleen met hun uitdrukkelijke toestemming, want een stem is een biometrisch gegeven. Kies een leverancier met een verwerkersovereenkomst en zonder training op je gesprekken.
Wat goed gaat
Melden in de uitnodiging en bij het begin; het geluid wissen zodra het verslag klaar is; het verslag alleen delen met wie het nodig heeft; en bij medewerkers de ondernemingsraad betrekken.
Wie zei wat, zonder stemmen van anderen op te slaan
Een verslag wordt pas echt bruikbaar als je ziet wie wat zei en wie wat toezegde. Dat kan zonder van iedereen een stemprofiel op te slaan: de assistent herkent alleen de stem van de eigenaar, met diens toestemming, en benoemt de anderen uit de agenda en uit het gesprek zelf. Bij Oneeno werkt het zo; de opname wordt gewist zodra het verslag klaar is. Of een vergelijking van andermans stem met het profiel van de eigenaar onder de strengere regels van september 2026 valt, laten we juridisch toetsen.
Op het gebied van notuleren zijn kant-en-klare tools ook erg goed. Ze bieden dat niet in combinatie met een verslag dat in je eigen dossier belandt, de toezeggingen die worden bewaakt, en een server die van jou is.
Wat op maat nog meer kan
Vaste collega’s herkennen aan hun stem, met hun eigen uitdrukkelijke toestemming en een uitweg; of een verslag in de vorm die jouw organisatie gebruikt. Dat bouwen we samen met de klant, als die dat wil en het kan. Dit is geen juridisch advies; bij twijfel over je eigen situatie vraag je een jurist.
Veelgestelde vragen
Mag een AI-notulist sprekers herkennen aan hun stem?
Alleen met hun uitdrukkelijke toestemming; een stem is een biometrisch gegeven. Sprekers benoemen uit de agenda en het gesprek kan zonder stemprofielen van anderen.
Moet de ondernemingsraad instemmen met een AI-notulist?
Bij gebruik dat medewerkers kan volgen, heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht (WOR artikel 27). Betrek de OR vooraf.
Mag een AI-notulist analyseren of collega’s gestrest of boos klinken?
Nee. Emotieherkenning op het werk is sinds 2 februari 2025 verboden.
Mogen AI-notulisten mijn gesprekken gebruiken om hun AI te trainen?
Dat hangt af van de leverancier. Kies er een die het in de verwerkersovereenkomst uitsluit.
Wil je zien hoe een verslag eruitziet?
Vraag in de kennismaking om een voorbeeld van “wie zei wat”.