Zo meld je dat je opneemt.
De checklist.
Het korte antwoord
Zet één zin in de uitnodiging: “Dit gesprek wordt opgenomen om een verslag te maken; de opname wordt gewist zodra het verslag klaar is. Liever niet? Laat het weten.” Zeg het hardop bij het begin en wacht op antwoord. Wie bezwaar maakt, krijgt een echte uitweg. Stop de opname als jij weggaat, en wis hem zodra het verslag klaar is.
De checklist
| Wanneer | Wat je doet |
|---|---|
| In de uitnodiging | één zin over opnemen, het doel, de bewaartermijn en de uitweg; een link naar de volledige informatie |
| Bij het begin | hardop zeggen dat je opneemt en waarvoor; wachten op antwoord |
| Bij een nieuwe deelnemer | het herhalen |
| Bij deelnemers uit Duitsland, Frankrijk of de VS | vooraf toestemming vragen, niet alleen melden |
| Bij bezwaar | de opname uitzetten of die persoon zonder opname laten meedoen; geen nadeel |
| Aan de telefoon | het in de eerste zin zeggen; belt een AI, dan zegt die eerst dat hij een AI is |
| Als jij weggaat | de opname stoppen |
| Na afloop | de opname wissen zodra het verslag klaar is; het verslag alleen delen met wie het nodig heeft |
| Vertrouwelijke gesprekken | standaard niet opnemen, alleen met uitdrukkelijke instemming |
Wat er in de volledige informatie staat
Wie verantwoordelijk is, het doel, de grondslag, welke leverancier het uitwerkt en waar de gegevens staan, hoe lang het bewaard wordt, de rechten van de opgenomen mensen, en de Autoriteit Persoonsgegevens als adres voor klachten.
Wat je niet doet
Geen emotieanalyse van medewerkers: dat is sinds februari 2025 verboden. Geen stemmen van anderen herkennen zonder hun uitdrukkelijke toestemming. Geen opname publiceren zonder toestemming van wie erin te horen is. Dit is geen juridisch advies; bij twijfel over je eigen situatie vraag je een jurist.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik zeggen als ik een vergadering opneem?
“Ik neem dit gesprek op voor het verslag; daarna wordt de opname gewist. Is dat goed?” En wacht op antwoord.
Wat moet ik doen als iemand bezwaar maakt tegen opnemen?
De opname uitzetten, of die persoon zonder opname laten meedoen, zonder druk of nadeel.
Mag ik een opname doorsturen naar iemand die er niet bij was?
Alleen als dat past bij het doel waarvoor je opnam en de deelnemers dat weten. Deel liever het verslag dan de opname.
Wil je zien hoe meeluisteren werkt?
In de demo hoor je hoe een assistent meeluistert en verslag doet.